エクセルでタスク管理しているときに、作業状況を入力した内容によってセルの色が自動的に変える方法を紹介します。
下記のようなタスクリストを作ったとします。
完了・未完了の列に完了を入れれば灰色・未完了であれば黄色・空白だと白色が自動的に色が変わるようにします。
入力後のイメージ
①リストを作る
No.1から5のタスクを管理する完了・未完了欄のC列にリストを作成します。
C２からC5を選択した状態で
エクセル上部のメニューからデータ→データの入力規則をクリックして下さい。
②データ入力規則の設定
設定画面の入力画面になります。
条件の設定
①入力値の種類を・・・リストに変更
②チェックマーク
✔空白を無視する
✔ドロップダウンリストから選択する
にチェックマークをつけて下さい。
③元の値を・・・完了,未完了を入れて下さい。
設定が終わったらOKボタンをクリックして下さい。
③入力規制の内容を確認
②で設定した入力規制が正しくセットされているか確認します。C2からC5のセルにはドロップダウンによる選択肢で完了・未完了が選択できるようになっています。
また、入力規制でセットした元の値以外の値を入れるとエラー表示がされます。
このエラーが表示されれば正しく設定ができています。エラー表示についてはキャンセルを選択すれば表示が消えます。
④条件付き書式の設定
自動で色が変わるようにする設定をします。
マウスでA2からC６をクリックしてセルを選択した状態を保ちながらホーム→条件付き書式をクリックし、新しいルールをクリックします。
次に新しい書式ルールを選択します。
一番下の数式を使用して、書式設定する説を決定を選択します。
選択すると表示されてたメニューが変わりテキストボックスが現れます。
テキストボックスには下記を入れます。
=$C2=”未完了”
C2の列に未完了だった場合は書式設定するという条件が入ってます。
次に、右下の書式ボタンをクリックしC列に未完了を選択したときに変更する色を選択します。
セルの書式設定のメニューから塗りつぶしのメニューのタブを選択します。背景色を任意の色に設定します。ここでは未完了を選択したときに黄色が表示されるようにしたいので、黄色を選択します。
その他、未完了が選択されたときに他のタブにある表示形式やフォント、罫線を設定すれば自動的に変更されます。
（注意）未完了と選択した行がすべてその書式設定になってしまいす。例えば表示形式で数値から日付に変えた場合はその一行がすべて日付表記となってしまいます。数値が入ってる箇所がすべて日付表記になるので注意してください。
書式設定が終わったら、書式ルールがこのような形になります。
問題がなければOKを押せば設定完了となります。
⑤完了を選択したときの条件付き書式を設定する
④と同じ要領で完了を選択した場合の書式設定を作ります。新しい書式設定で入力するテキストボックスには
=$C2=”完了”
を入力し、書式設定で変更される色を灰色に設定してください。これで設定が完了となります。思い通りの設定になっているか確認してみて下さい。
その他
列や行を増やしたいときの対処
D列や８行目にデータを増やした場合、条件書式は自動的に修正されません。行列を増やしたい場合は、条件書式に設定した範囲内で増やす操作をしてください。その範囲内で行列を増やすと相対的にC列あった条件を増えた列だけ対象範囲を広げてくれます。
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